隨著企事業(yè)、公檢法單位的發(fā)展，各種信息檔案資料及裝備數(shù)量逐日增多，裝備的種類日趨多樣化，裝備存儲(chǔ)出現(xiàn)迅速膨脹；而傳統(tǒng)的管理方式與技術(shù)手段所導(dǎo)致的問(wèn)題也是日益明顯，從而致使智能柜行業(yè)的信息化管理已經(jīng)不能滿足實(shí)際需要。鑒于目前智能柜管理存在的種種現(xiàn)狀，智能文件交換柜 的出現(xiàn)將解決這一現(xiàn)狀，并后迅速發(fā)展。

通過(guò)智能技術(shù)簽收方式對(duì)裝備和鑰匙流轉(zhuǎn)每個(gè)環(huán)節(jié)、過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，能夠?qū)崟r(shí)反映出裝備及鑰匙的送交人、接收人、交接時(shí)間、所處位置等情況，強(qiáng)化裝備和鑰匙在流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的管理。實(shí)現(xiàn)了登記、出柜、入柜、移交、歸檔等管理環(huán)節(jié)的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)和實(shí)時(shí)監(jiān)控，避免鑰匙遺失、被盜等問(wèn)題發(fā)生。

取文件或者是存儲(chǔ)只需到智能柜屏幕查找到相應(yīng)的柜號(hào)，然后用系統(tǒng)智能文件交換柜取卷宗。系統(tǒng)自動(dòng)記錄何時(shí)何人拿取，既省去登記簽字的過(guò)程，又避免去向不明情況。對(duì)入柜時(shí)間太長(zhǎng)，需要及時(shí)查證及出柜超出設(shè)定時(shí)間未及時(shí)歸還的，自動(dòng)實(shí)時(shí)向主辦人員手機(jī)發(fā)送，防止出現(xiàn) “抽屜卷”“車內(nèi)卷”現(xiàn)象，督促工作人員的提高辦案效率。

對(duì)調(diào)用而長(zhǎng)時(shí)間為調(diào)回的裝備，智能文件交換柜會(huì)自動(dòng)向相關(guān)人員發(fā)送信息，防止超期。從受理登記到用完歸檔實(shí)現(xiàn)流程化、閉環(huán)式、智能化、規(guī)范化全程管理，堵塞執(zhí)法漏洞、補(bǔ)齊執(zhí)法短板，促進(jìn)執(zhí)法規(guī)范化建設(shè)提檔升級(jí)。